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Información publicada en el Boletín del CIPAJ en mayo 1999. Actualizada en abril 2003.
PAPELES, PAPELES, PAPELES...A menudo nos vemos abrumados por la cantidad de papeles y documentos administrativos u oficiales, que cada día saturan más nuestra vida.
Quién no ha tenido alguna vez la experiencia de tener que rellenar impresos, formularios y demás declaraciones, acompañándolas de grandes cantidades de fotocopias de otros tantos documentos y papeles.
Pues bien, lo primero que hay que tener en cuenta es que tales 'papeles' no carecen de significado, que son el medio de encauzar las relaciones entre las Instituciones (públicas y privadas) y los ciudadanos de a pie. Es muy importante tener en cuenta que, queramos o no, es imprescindible para nosotros conocer qué nos está diciendo (o pidiendo), por ejemplo, el Ayuntamiento cuando nos envía el recibo del impuesto de la circulación. De la misma manera aquello que nosotros digamos a través de la instancia o impreso correspondiente constituirá una declaración.
- Papeles de la administración
- Las notificaciones
- Para papeles, los bancos...
- Donde Acudir
Tal maremagnun documental es la consecuencia de la forma en que la Administración y los ciudadanos se comunican, comunicaciones que deben estar siempre avaladas por las garantías necesarias para acreditar, por una parte, que la actuación administrativa es legal y correcta y, por otra, que las manifestaciones o alegaciones de los ciudadanos son veraces y fundamentadas.
Es este fin garantiza el que muchas veces dificulta una fácil comprensión de los documentos oficiales (además de un lenguaje a menudo rígido y poco accesible) ya que exige numerosas alusiones a disposiciones o normas que el ciudadano de a pie raramente conoce.
Es por ello que la Administración en los últimos tiempos tiende a mejorar la comunicación con los ciudadanos, no sólo porque estos tienen derecho a conocer los trámites que realizan, sino también porque a la larga evita numerosos errores y problemas que luego hay que solventar generando más trabajo y necesidad de medios para la Administración.
De hecho, en muchas oficinas públicas no sólo se ponen a disposición de los ciudadanos números de teléfono de consulta, sino que cambien se elaboran impresos o folletos en los que se explican los procedimientos y forma de realizar los trámites.
Por eso, antes de afrontar cualquier impreso o tramitación, ya sea de los centros de enseñanza, de la Universidad, de Hacienda, Seguridad Social, D.G.A., Ayuntamiento, Ministerios, etc., conviene no sólo leer atentamente los formularios en cuestión, sino también las instrucciones que los acompañan. El perder unos minutos en su lectura no sólo nos proporcionará una información necesaria sino que además nos evitará sustos futuros. Y en caso de duda, nunca hay que dejar de consultar en las propias oficinas administrativas o por teléfono, o de acudir a un centro de información o de asesoramiento.
Un aspecto importante a la hora de comunicarse con la Administración es el de las notificaciones que se reciben de esta. Hay que tener en cuenta que, en todos aquellos casos en los que la Administración tenga un interés especial en que nos enteremos de lo que nos comunica, lo hará por medio de correo certificado o mediante la personación de un funcionario (nunca a través del correo ordinario) con el fin de poder garantizar la recepción de la notificación por el destinatario (y en su caso empezar a contar los plazos correspondientes). Este es el caso de las multas y sanciones, providencias de apremio en reclamación de cantidades (por impuestos, gastos de agua y vertido, etc.) y otras resoluciones de especial interés; en caso de no recibir personalmente la comunicación, siempre se dispone la publicación de edictos (anuncios) en los Boletines de la Provincia o de la Comunidad Autónoma, por lo que habrá que estar atentos a estos si tenemos el conocimiento (o la sospecha) de que en los mismos puede aparecer una notificación que nos afecte (por ejemplo, en el caso de que nos hayan multado y no nos encontremos habitualmente en casa).
De la misma manera, cuando nosotros tengamos que notificar algo a una Administración, tendremos que hacerlo de forma que quede constancia y a través de un órgano administrativo que actúe corno registro público. Para ello se recomienda que de todos los escritos que se presenten ante la Administración se lleve una copia para su sellado por el funcionario correspondiente, lo que nos servirá para acreditar que el trámite está cumplido. Siempre actúan como registro público el Gobierno Civil, el Ayuntamiento, la Ventanilla Unica (DGA) y Correos (por el llamado procedimiento administrativo).
También en nuestras relaciones económicas es difícil a menudo, comprender la variedad de documentos que bancos, cajas de ahorro, aseguradoras, empresas suministradoras (telefónicas, eléctricas, de gas, etc.) nos remiten. En cualquier caso, habrá que tener en cuenta que como comienzo de nuestras relaciones con todas ellas, existirá un contrato en el cual se establezcan las principales condiciones de nuestra relación, es decir, el conjunto de derechos y obligaciones que asumimos frente a la empresa correspondiente y que debe regir el desarrollo de tal relación.
Los distintos recibos o comunicaciones que periódicamente se reciban no sólo deben ajustarse a las condiciones establecidas sino que además, deben reflejar con toda claridad los conceptos que los justifican. En caso de duda, no dejéis de consultar a las empresas ya que tienen la obligación de aclararos lo que sea preciso. Si a pesar de ello, entendéis que los cargos o los conceptos reflejados no son correctos, acudid a algún centro de asesoramiento o de consumo, ya que tanto las normas de contratación como las de consumo os protegen.
En todo caso, en la Asesoría Jurídica del CIPAJ y de la Universidad, os informaremos sobre todos aquellos documentos o papeles que os afecten.